Erreurs à éviter avec un Event Planner

C’est le grand jour (ou presque) ! Vous avez décidé de sauter le pas et de faire appel à un(e) event planner pour organiser le mariage de vos rêves ou le séminaire d’entreprise de l’année. Excellente idée.

Mais attention : entre la vision idyllique de Pinterest et la réalité du terrain, il y a un fossé que certains franchissent avec un peu trop d’enthousiasme (et parfois un manque total de filtre). Pour que votre collaboration soit un succès (et pour que votre organisateur ne s’arrache pas les cheveux avant même d’avoir signé le contrat) voici les erreurs fatales à éviter au moment de nous contacter.

Confondre « Premier Contact » et « Carnet d’adresses Gratuit »

On connaît tous un « Jean-Paul ».
Jean-Paul nous envoie un message charmant : « Hello, j’adore ce que tu fais ! Dis, c’est possible d’avoir le nom de tes prestataires ? Je prévois de faire ça moi-même, mais je galère un peu. »

Le reality check

Le carnet d’adresses d’un event planner, c’est son trésor de guerre. Ce sont des années de réseautage, de tests, de déceptions et de pépites dénichées à force de travail. Demander ces contacts gratuitement, c’est un peu comme demander à un chef étoilé sa recette secrète pour aller la cuisiner chez le voisin.

On ne vend pas des noms, on vend une expertise et une garantie de qualité. Si vous voulez les meilleurs prestas, il faut prendre le forfait qui va avec !

Le syndrome du « Petit Budget pour un Grand Miracle »

C’est l’histoire de « Pépito ». Pépito veut une coordination de jour J pour 400 euros. Pour ce prix, il attend que l’on gère 15 prestataires, qu’on gère les imprévus météo, qu’on officie la cérémonie, qu’on gère l’animation et qu’on vienne avec notre propre matériel dans un lieu reculé à 200 km.

Le reality check

Organiser un événement, c’est une logistique lourde : essence, temps de préparation, rédaction des feuilles de route, anticipation des catastrophes… À 400 euros, une fois les charges payées, votre organisateur travaille pour la gloire (et un sandwich triangle).

Soyez réaliste. Un service de qualité a un coût car il vous achète une ressource inestimable : votre tranquillité d’esprit.

Négocier chaque ligne du devis comme au souk

Vouloir optimiser son budget est normal. Passer 1h au téléphone pour gratter 10 euros sur chaque ligne budgétaire alors que le devis a déjà nécessité 3h de travail préparatoire, c’est… fatigant.

Le reality check

Le temps, c’est de l’argent. Chaque modification de devis demande une réflexion globale sur la cohérence de l’événement. Si vous passez plus de temps à négocier qu’à construire le projet, la relation de confiance s’effrite avant même le premier versement.

Oublier que nous avons aussi une vie (et des horaires)

Côté pro, on rencontre souvent le client qui pense que, parce qu’il paie une prestation, son Event Planner est disponible en 24/7. Le message WhatsApp à 22h30 pour une couleur de serviette, on évite.

Le reality check

Même si nous sommes des passionnés, nous ne sommes pas des urgentistes (enfin, sauf le jour J). Respecter les horaires de bureau, c’est s’assurer que votre organisateur soit frais et dispo pour gérer votre dossier avec toute l’attention qu’il mérite.

Le « Changement de Plan » à J-1

« Finalement, le PDG ne veut plus de buffet, il veut un service à l’assiette. L’autre traiteur est toujours dispo ? On est à 24h de l’événement, ça devrait le faire, non ? »

Le reality check

Nous ne sommes pas des magiciens, nous sommes des logisticiens. On ne pousse pas les murs et on ne ressuscite pas des plannings de traiteurs déjà complets. Un changement de dernière minute, c’est un risque énorme pour la qualité de votre événement.

Note aux optimistes : Si l’espace est prévu pour 100 personnes, en rajouter 50 pour « mettre en valeur le produit » ne fonctionnera pas, même avec toute la bonne volonté du monde. La physique est têtue.

La gestion créative de la facturation

Le fameux : « Ah, désolé, notre service compta ne paie qu’à J+30 après validation de la facture par le conseil d’administration qui se réunit une fois par mois… »

Le reality check

Derrière l’étiquette « Event Planner », il y a une entreprise avec des charges, des salaires et un loyer. Le respect du travail passe aussi par le respect des délais de paiement. Joséphine de la compta est peut-être rigide, mais votre prestataire n’est pas une banque.

En résumé : Comment bien contacter votre futur(e) complice ?

Pour une relation au sommet et un événement réussi, gardez ces trois piliers en tête :

1. Transparence : Soyez honnête sur votre budget dès le départ.
2. Respect : Considérez notre expertise comme un métier, pas comme un hobby.
3. Confiance : Si vous nous avez choisis, c’est pour notre savoir-faire. Laissez-nous opérer notre magie !

Vous êtes prêt à sauter le pas (sans être un Pépito) ?
Échangeons pour poser les bases d’un événement qui vous ressemble.